Gmail の受信トレイがより使いやすくなる！ メール管理に役立つ設定と機能を紹介

Gmail は「ラベル」機能を使って受信トレイ内のメールを分類したり、「フィルタ」機能とラベルを組み合わせてメールを自動的に振り分けたりすることが可能です。

パソコンでラベルを作成すると、スマホのメニュー アイコン  に、作成したラベルが表示され、そのラベル内にラベルの付いたメールが一覧で表示されます。

ラベルは、1 つのメールに対して複数付けられます。メールにラベルを付けると受信トレイでは、以下の画像のように表示されるため、一目で分類がわかります。

たとえば [プロジェクト A] や [プロジェクト B] など案件ごとに振り分けたラベルや、[社内]、[取引先] など送信者の所属を示すラベル、[要返信] や [緊急] など重要度に応じたラベルを関連するメールに付けて、ラベルを色分けすることで、よりメールを管理しやすくなるでしょう。

なお、ラベルは複数作成できますが、追加していくとラベルが増えて受信トレイが見づらくなる可能性もあります。そのような場合は、ラベルを階層化する「ネスト」を設定すると管理しやすいかもしれません。ネストでは、対象のラベルを親として［次のラベルの下位にネスト］を設定すると、ツリー状に関連するラベルを作成できます。

また、ラベルと組み合わせてメールの自動振り分けができる「フィルタ」機能も便利です。フィルタ機能を使えば、受信メールに自動でラベルが付き、振り分けを自動化できます。

メールに既存のラベルを追加する、他のラベルに変更するなどの操作はスマホからも可能ですが、ラベル自体の作成、編集、削除はパソコンからウェブ版 Gmail にアクセスして操作する必要があります。

パソコンの Gmail で作成した Gmail のラベルや自動振り分けの設定は、スマホの Gmail アプリにも反映されます。ラベルとフィルタの設定方法について詳しくは見逃しを防ぐ！ Gmail でフォルダ分けや自動振り分けをしたいなら、ラベルとフィルタを活用しようをご覧ください。

ラベルを検索するには、検索チップを使用すると便利です。Gmail では、目的のメールを素早く見つけられるように検索チップを導入しています。検索チップは、検索結果の並べ替えとフィルタリングを簡単に行えるようにする機能です。キーワードや検索演算子などの条件を入力しなくても、検索チップで目的のメールを検索できます。検索チップは検索バーをタップすると表示されます。

[ラベル] をタップすると作成済みのラベルが表示されるので、チェックマークを選択すると絞り込みが可能です。

複数のラベルを選択して絞り込めるため、いくつかのラベルを組み合わせて検索すると、目的のメールが探しやすくなるでしょう。

他にも、特定のメールアドレスから送信されたメールや、添付ファイル付きのメールを絞り込むこともできます。詳しくはヘルプセンターの Gmail で検索するをご確認ください。

アーカイブは、受信トレイ内にあるメールを削除せずに非表示にする機能です。Gmail アプリでは、メールを左右どちらかにスワイプするだけで、メールを受信トレイから見えない状態にできます。受信トレイには必要ないけど削除したくないメールをアーカイブしておけば、受信トレイが整理されて見やすくなるでしょう。

アーカイブしたメールは、画面左上のメニュー アイコン  をタップすると表示される [すべてのメール] から確認できるほか、フィルタで検索できます。アーカイブしたメールのみを絞り込みたい場合は、検索バーに「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」の検索演算子を入力して検索しましょう。

アーカイブ機能の使い方については、下記の記事をご覧ください。

受信トレイに不要なメールが増えてきたときは、一括削除するとよいでしょう。フィルタを使えば特定の条件でメールを検索して絞り込みできるため、読み終わったメールや古いメールを一括削除するときに便利です。個別にメールを削除するよりもスムーズに受信トレイを整理できるでしょう。

受信トレイ内のメールを一括削除する方法については、下記の記事で詳しく紹介しています。

不要なメールが届いて困るときは、ブロック機能が役立ちます。Gmail のブロック機能は、指定したアドレスから送られてくるメールを自動的に [迷惑メール] に振り分けます。

頻繁に届くメールマガジンなど不要なメールが多くなったときは、重要なメールを見つけやすくするために、ブロック機能を活用してみるとよいでしょう。

ブロック機能の使い方は、下記の記事をご覧ください。

スマート機能とパーソナライズは、Gmail、Google Chat、Google Meet の利用状況のデータをもとに、各 Google サービスをより便利に利用できるようにユーザーに合わせてカスタマイズしてくれる機能です。

Gmail アプリでスマート機能をオンにすると、受信トレイ内のメールがカテゴリごとに自動的に分類されるため、受信トレイの管理がよりスムーズになります。さらに、Gmail が重要なメールを判断して優先度の高いメールの通知を受け取ったり、メールの返信文の候補を表示するスマート リプライ機能を使用したりすることもできます。

Gmail アプリのスマート機能はいつでもオン / オフの切り替えが可能なため、Gmail アプリをより便利に使いたい方はオンにするとよいでしょう。また、スマート機能をオンにした場合、Gmail、Google Chat、Google Meet の使用履歴を、Google アシスタントや Google マップ、Google ウォレットなど、他の Google サービスのパーソナライズに活用するかについても選択できます。

スマート機能とパーソナライズをオンにする手順は以下のとおりです。

【Gmail アプリにポップアップ画面が表示された場合の方法】

スマホで Gmail アプリを初めて利用する場合や、スマート機能とパーソナライズの設定が未完了の場合、下記の画面が表示されることがあります。

画面が表示されたら「スマート機能を有効にする」を選択して [次へ] をタップします。

パーソナライズの設定について任意の項目を選択し [完了] をタップします。

【Gmail アプリの設定から行う方法】

1. Gmail アプリ  を開きます
2. 画面左上のメニュー アイコン  をタップします
3. [設定] をタップします
4. 設定を行う Google アカウントをタップします
5. [スマート機能とパーソナライズ] をタップして機能をオンにします

スマート機能をオンにすると、[他の Google サービスのスマート機能とパーソナライズ] を選択できるようになります。

[他の Google サービスのスマート機能とパーソナライズ] の機能をオンにすると、Google アシスタントや Google マップ、Google ウォレットなど、Gmail 以外のサービスでもスマート機能が有効になるため、他のサービスと連携したい場合は、チェックを付けておくとよいでしょう。オン / オフの設定はいつでも切り替えが可能です。

Gmail アプリのデフォルトでは、受信したメールは、すべて [受信トレイ] にひとまとめにされます（下の画像: 左）。スマート機能をオンにしておくと、メイン以外のタブ（[ソーシャル]、[プロモーション] など）が自動的に振り分けられ、[受信トレイ] が [メイン] に変わり（下の画像: 右）カテゴリごとにタブが分かれて表示されるようになります。

受信トレイの設定により異なりますが、はじめは、[メイン]、[プロモーション]、[ソーシャル]、[新着] の複数のタブに分割されます。設定から [フォーラム] タブを追加することも可能です。

スマート機能をオンにした場合、画面左上のメニュー アイコン  をタップすると、ラベル一覧の上部に、受信トレイがカテゴリ別に分割されていることがわかります。

スマート機能をオンにした際に表示される各タブには、次のようなメールが分類されます。

• メイン: 他のカテゴリに分類されない個人的なスレッドやメール
• プロモーション: マーケティング、関心のあるトピック、社会的 / 政治的運動などに関するプロモーション メール
• ソーシャル: ソーシャル ネットワーク、メディア共有サイトなどからのメール
• 新着: すぐに確認する必要のない自動確認メール、通知、明細書、リマインダー
• フォーラム※: オンライン グループ、掲示板、メーリング リストからのメール
  ※フォーラムタブを追加するには、設定画面でオンにします

カテゴリ別のタブで表示されることで、メールを見つけやすくなります。表示するカテゴリはユーザーが変更できるため、必要に応じて設定しましょう。

受信トレイのカテゴリを追加、削除する手順は以下のとおりです。

1. Gmail アプリ  を開きます
2. 画面左上のメニュー アイコン  をタップします
3. [設定] をタップします
4. 設定を行う Google アカウントをタップします
5. [受信トレイのカテゴリ] をタップします

6. カテゴリをタップして追加または削除します

7. 画面左上の戻るアイコン（←）をタップします

追加したカテゴリへのメールの分類は、Gmail が判断し自動的に行います。メールが自分が思うカテゴリに入らないときは、誤って分類されたメールを、適切なカテゴリに移動しましょう。メールを移動すれば、Gmail が特定の送信者からのメールを移動したカテゴリに分類するように学習し、より適切なカテゴリに振り分けられるようになります。メールを別のカテゴリに移動する方法は、ヘルプセンターの Gmail でのメールの整理方法を改善するをご覧ください。

また、Gmail アプリに複数の Google アカウントや、他のメールサービスのアドレスを追加している場合、[すべての受信トレイ] という項目が表示されます。[すべての受信トレイ] をタップすると、Gmail アプリに登録しているメールアドレスで受信したメールをまとめて確認できます。Gmail アプリにメール アカウントを追加する方法について、詳しくはヘルプセンターの Gmail アプリにメール アカウントを追加するをご確認ください。

Gmail アプリは、受信トレイに表示する種類やメールの表示方法などを変更できます。使い方に合わせて設定すれば、より利便性が高まるでしょう。

「受信トレイの種類」は、前述したスマート機能のカテゴリ表示とは別に、メニュー アイコン  をタップした際に表示するタブを変更できます。重要なメールや未読メールなどを上部に表示できるため、特定のメールが確認しやすくなるでしょう。

たとえば下の画像は、未読メールのみを一覧で確認できるタブを表示した設定です。受信トレイの画面左上のメニュー アイコン  をタップすると、受信トレイのカテゴリに [未読] タブが表示されます。

受信トレイの種類は以下から選択できます。「既定の受信トレイ」以外に設定した場合、スマート機能で表示されている受信トレイのカテゴリは表示されなくなるため、ご自身が使いやすい設定にしておくとよいでしょう。

【既定の受信トレイ】

デフォルトでは [既定の受信トレイ] に設定されており、[受信トレイ] のみが表示されます。前述したようにスマート機能をオンにすると [メイン]、[プロモーション]、[ソーシャル]、[新着] などのカテゴリのタブに分割されます。

【重要なメールを先頭】

前述したスマート機能をオンにしている場合のみ選択できます。[重要なメールを先頭] に設定すると、Gmail が重要マークを付けたメールを確認できるタブが表示されます。この重要マークは、ユーザーが変更すると Gmail は重要なメールを学習します。大事なメールを優先して確認しやすいでしょう。Gmail がメールを重要と判断する仕組みについては、ヘルプセンターの Gmail での重要マークをご確認ください。

【未読メールを先頭】

[未読メールを先頭] に設定すると、未読のメールを確認できるタブが表示されます。未確認のメールの見落としを防げるでしょう。

【スター付きメールを先頭】

[スター付きメールを先頭] に設定すると、スター付きメールを確認できるタブが表示されます。Gmail では、後から読み返したいメールや残しておきたいメールにスターのマークを付けることができます。メールにスターを付ける方法は、大切なメールにはスターを付けてをご確認ください。

【優先トレイ】

[優先トレイ] に設定すると、「重要な未読メール」と「スター付きメール」を確認できるタブが表示されます。確認したい未読のメールや大切なメールなど、重要度の高いメールを優先して確認しやすいでしょう。

なお、Gmail アプリで変更した設定は、パソコンの Gmail にも反映されます。パソコンの Gmail では、受信トレイのレイアウトが変更になります。詳細はヘルプセンターの Gmail の受信トレイのレイアウトを変更するをご覧ください。